Privacy Statement

Privacy statement

Onderstaand treft u het privacy-statement van de tandartspraktijk. Hierin kunt u lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en waarom wij dit doen. Wij respecteren uw privacy en doen er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen met in achtneming van de geldende privacy wet- en regelgeving. 

Het privacy-statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die onze praktijk van u verzamelt en verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken onder andere persoonsgegevens wanneer u bij ons onder behandeling bent, wanneer u onze website bezoekt, wanneer u een formulier op onze website invult of wanneer u ons informatie geeft tijdens (telefoon) gesprekken en e-mailcontact. 

Wanneer is dit privacy statement van toepassing 

Dit privacy statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij van u verzamelen en verwerken als verwerkingsverantwoordelijke. 

Contact 

Als u nog vragen heeft na het lezen van dit privacy statement, dan kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via privacy@colosseumdental.nl 

Welke gegevens verwerken wij en waarom? 

1. Verlenen van tandheelkundige zorg 

Indien u onder behandeling bent bij ons dan zijn wij wettelijk verplicht om een medisch dossier van u bij te houden waarin wij de relevante gegevens noteren in verband met uw behandeling. Hiervoor vragen wij u, wanneer u bij ons komt voor een eerste consult of behandeling, om verschillende gegevens zoals uw NAW gegevens, uw geboortedatum, de gegevens van uw zorgverzekering en medische gegevens. Daarbij vragen wij om uw legitimatiebewijs om er zeker van te zijn dat u het bent. Hiervan bewaren wij geen kopie. Tot slot zijn wij wettelijk verplicht om uw burger servicenummer (BSN) te registreren en te gebruiken voor een veilige en juiste zorgverlening. Daarnaast verwerken wij uw geboortedatum, voor- en achternaam ten behoeve van oproepen en herinneringen voor afspraken per email, per telefoon of SMS/App. Voor de verbetering van de door ons verleende tandheelkundige zorg gebruiken we geanonimiseerde gegevens uit onze patiëntendossiers. 

Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan. Voor het bewaren van medische gegevens bijvoorbeeld hanteren wij de wettelijke bewaartermijn van 20 jaar volgens de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst. 

2. Betaling van de verleende tandheelkundige zorg 

Voor de betaling van onze facturen verwerken wij onder andere uw NAW gegevens, betalingsgegevens, factuurgegevens en bankrekeningnummer in onze klantenadministratie. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan.  

Voor betaling van facturen werken wij samen met, en maken wij gebruik van de diensten van, softwareleverancier en verwerker Payt (Payt B.V.), waartoe Payt financiële en administratieve gegevens in onze opdracht verwerkt. 

3. Kwaliteit van de zorgverlening en klachtafhandeling 

Om de kwaliteit en veiligheid van onze zorgverlening te garanderen, hebben wij bepaalde processen en (controle)systemen ingericht waarvoor wij in sommige gevallen steekproefsgewijs persoonsgegevens nodig hebben om deze processen en (controle)systemen uit te voeren en up-to-date en correct ingericht te houden. Daarnaast hebben wij de opvang na prikaccidenten ondergebracht bij Vaccinatiezorg waarvoor wij in voorkomende gevallen ook persoonsgegevens van betrokkenen moeten delen. Onderdeel van ons kwaliteitsmanagementsysteem is een patiënttevredenheid- en ervaringsonderzoek bedoeld voor interne kwaliteitsverbetering. Het staat u vrij om hier wel of geen medewerking aan te verlenen.  

Als u een klacht indient over onze zorgverlening wordt deze klacht behandeld door een interne klachtenfunctionaris en (voor zover noodzakelijk voor de klachtbehandeling) eventuele aangesloten specialisten. Voor dit doel verwerken wij uw NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en alle overige persoonsgegevens die u aan ons verstrekt en die nodig zijn voor de behandeling van uw klacht. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan. 

Voor kwaliteitsdoeleinden en/of om de werking van het kwaliteitssysteem te toetsen wordt er periodiek visitatie uitgevoerd in de praktijk / wordt de praktijk periodiek bezocht door een certificerende instelling. De visiteur / auditor van de certificerende instelling wenst hierbij toegang tot enkele patiëntendossiers die aanwezig zijn in de praktijk. Door middel van een toestemmingsformulier wordt vooraf toestemming gevraagd voor inzage door de visiteur / externe auditor van de certificerende Instelling. Het getekende formulier wordt opgeslagen in het patiëntendossier. De visiteur / externe auditor krijgt uitsluitend inzage in de dossiers waarvoor schriftelijke toestemming is verkregen. 

4. Het nakomen van wettelijke verplichtingen 

We zijn soms wettelijk verplicht om de persoonsgegevens die wij verzamelen en bewaren voor de uitvoering van onze dienstverlening aan derden te verstrekken, zoals aan zorgverzekeraars, de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ), politie en justitie of de FIOD-ECD. We zullen gegevens nooit doorgeven zonder dat wij daartoe verplicht zijn op grond van een wettelijke plicht. 

Hierbij moet u denken aan inzage van medische dossiers door zorgverzekeraars als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Zorgverzekeringswet of het vorderen van inzage in patiëntendossiers in het kader van de toezichthoudende taak van IGZ, ook zonder toestemming van de patiënt. In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om persoonsgegevens van hulpverleners en patiëntgegevens aan de NZa en de FIOD-ECD te verstrekken. 

5. Gebruik en verbetering van onze website 

Wanneer u onze website bezoekt, verwerken we uw technische gegevens om de functionaliteiten van onze website te kunnen aanbieden. Met deze gegevens kunnen wij de website beheren en verbeteren. Zo kunnen wij bijvoorbeeld technische storingen oplossen of de beschikbaarheid verbeteren. Om te zorgen dat u informatie op onze website snel en eenvoudig kunt vinden, gebruiken we cookies. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar ons Cookie statement. 

Voor bovenstaand doel verwerken we technische gegevens, zoals het IP-adres van uw apparaat, de bezochte webpagina en de duur van een bezoek of sessie. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan. 

6. Marketing en business development 

Om onze klantenkring te onderhouden en uit te breiden kunnen wij u benaderen met voor u relevante informatie of uitnodigingen. Dat doen wij ook om de relatie met onze partners, leveranciers en overige relaties te onderhouden. Op onze website kunt u zich ook aanmelden voor onze nieuwsbrief. 

Voor deze doeleinden verwerken wij uw NAW gegevens, e-mailadres en telefoonnummer. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd. U kunt zich op elk moment voor onze nieuwsbrief uitschrijven via de link onderin de nieuwsbrief. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan. 

7. Sollicitatie en recruitment 

Om uw sollicitatie of uw inschrijving voor een van onze recruitmentactiviteiten te kunnen behandelen, verwerken wij uw persoonsgegevens. 

In geval van een sollicitatie of recruitmentactiviteit verwerken wij uw NAW gegevens, contactgegevens en alle overige persoonsgegevens die u aan ons verstrekt en die nodig zijn voor de sollicitatie of recruitmentactiviteit. Wij bewaren de persoonsgegevens tot uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij u toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens langer op te mogen slaan. In dat geval bewaren wij uw gegevens maximaal 13 maanden. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan. 

8. Beveiliging 

Bij de entree en/of in het pand kunnen camerabeelden worden gemaakt voor uw en onze veiligheid. Deze beelden worden maximaal 4 weken bewaard. Tenzij er sprake is van een incident, dan worden de beelden bewaard totdat het incident is afgehandeld. 

Grondslagen voor de verwerking 

Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een rechtsgrond bestaat. De bovenstaande verwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende rechtsgronden: voor de uitvoering van een overeenkomst, vanwege een wettelijke verplichting, met uw toestemming of vanwege gerechtvaardigd belang. 

Betrokkenen bij de verwerking van uw persoonsgegevens 

Onze medewerkers 
Onze medewerkers hebben een contractuele geheimhoudingsplicht die geldt voor alle persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor tijdelijke medewerkers, ingehuurde zelfstandigen en uitzendkrachten. Medewerkers hebben alleen toegang tot gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. 

Derde partijen 
Het kan nodig zijn dat wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens (deels) gebruik maken van (diensten van) derde partijen. Denk hierbij aan leveranciers van bepaalde (cloud)software of IT-systemen, of adviseurs die wij inschakelen voor sommige processen. Indien deze derde partijen bij het uitvoeren van hun taken toegang hebben tot persoonsgegevens, dan hebben wij de vereiste contractuele afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en niet voor andere doeleinden worden verwerkt dan waarvoor u ze aan ons heeft verstrekt. 

Beveiliging van uw persoonsgegevens 

Wij doen er alles aan om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens te voorkomen. Hiertoe hebben wij allerlei technische en organisatorische maatregelen genomen.    

Zo hebben onder andere alle medewerkers die persoonsgegevens verwerken of inzien een geheimhoudingsverplichting, hanteren wij een informatie beveiligingsbeleid, hebben wij verwerkersovereenkomsten met onze verwerkers afgesloten, werken wij in een beveiligde IT omgeving en is er een datalekprotocol aanwezig. 

Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens 

U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens die wij verwerken. U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Ook kunt u onder bepaalde omstandigheden de verwerking beperken, ons verzoeken uw gegevens over te dragen of bezwaar maken tegen de verwerking. Wij zullen beoordelen of we op grond van de wet aan uw verzoek tegemoet kunnen komen. Tot slot heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Binnen maximaal 4 weken na ontvangst van uw verzoek ontvangt u van ons een reactie. Het kan voorkomen dat wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen, wij geven dan duidelijk aan waarom we dit niet kunnen.

COOKIES 

Wij gebruiken cookies met het volgende doel: 

• Om te zorgen dat onze websites goed werken en ervoor te zorgen dat u een optimale gebruikerservaring heeft. 

• Om inzicht te hebben in het aantal bezoekers dat onze site bezoekt en de pagina’s die zij bekijken. 

• Om het mogelijk te maken social media op de website te integreren. 

• Om op uw behoefte afgestemde advertenties te genereren. 

 
Wat is een cookie? 

Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door de browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden. 

 
Gebruik van permanente cookies 

Met behulp van een permanente cookie kunnen wij u herkennen bij een nieuw bezoek op onze website. De website kan daardoor speciaal op uw voorkeuren worden ingesteld. Ook wanneer u toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden. Hierdoor hoef u niet steeds uw voorkeuren te herhalen waardoor u dus tijd bespaart en prettiger gebruik van onze website kunt maken. Permanente cookies kunt u verwijderen via de instellingen van uw browser. 

 
Gebruik van sessie cookies 

Met behulp van een sessie cookie kunnen wij zien welke onderdelen van de website u met dit bezoek hebt bekeken. Wij kunnen onze dienst daardoor zoveel mogelijk aanpassen op het surfgedrag van onze bezoekers. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra u uw webbrowser afsluit. 

 
Tracking cookies van onze adverteerders 

Door verder te klikken op onze website, geeft u toestemming 'tracking cookies' op uw apparatuur te plaatsen. Deze cookies gebruiken adverteerders om bij te houden welke pagina’s u bezoekt van het netwerk van de adverteerders, om zo een profiel op te bouwen van uw online surfgedrag. Dit profiel wordt mede opgebouwd op basis van vergelijkbare informatie die zij van uw bezoek aan andere websites uit hun netwerk krijgen. Dit profiel wordt niet gekoppeld aan uw naam, adres, e-mailadres en dergelijke zoals bij ons bekend, maar dient alleen om advertenties af te stemmen op uw profiel zodat deze zo veel mogelijk relevant voor u zijn. 

 
Google Analytics 

Via onze website wordt een cookie geplaatst van het bedrijf Google, als deel van de 'Analytics'-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytische informatie te gebruiken voor andere Google diensten.  
  
De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Safe Harbor principles en is aangesloten bij het Safe Harbor-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. 

 
Recht op inzage en correctie of verwijdering van uw gegevens 

U hebt het recht om te vragen om inzage in en correctie of verwijdering van uw gegevens. U kunt uw vraag middels het contactformulier sturen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Wanneer het gaat om inzage in persoonsgegevens gekoppeld aan een cookie, dien u een kopie van het cookie in kwestie mee te sturen. U kunt deze terug vinden in de instellingen van u browser. 

 
In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan 

Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kan u vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser. 

 
Meer informatie over cookies? 

Op de volgende websites kan u meer informatie over cookies vinden: 

www.cookierecht.nl 
Consumentenbond: “Wat zijn cookies?” 
Consumentenbond: “Cookies verwijderen”